Pivot table là gì? Lập báo cáo tài chính thần tốc trong 5S

Pivot-table-la-gi
Pivot-table-la-gi

Ngày nay, excel trở thành công cụ quan trọng đối với ngành kế toán. Đặc biệt là pivot table. Chúng là một chức năng hữu ích, giúp bạn dễ dàng lập báo cáo tài chính. Vậy pivot table là gì? Hãy cùng khám phá cách dùng của loại thuật toán này bằng cách đọc bài viết dưới đây!

Xem thêm : Đặc điểm của Cheque là gì? Những loại nào đang thịnh hành?

Pivot table là gì?

Pivot table một tập hợp dữ liệu. Chúng cho phép người dùng truy xuất con số thu thập được dưới dạng đồ thị. Nó là công cụ hữu ích giúp bạn dễ dàng đánh giá xu hướng của chuỗi thông tin đó.

Ngoài ra, chức năng pivot table có trong excel cũng giúp người dùng thuận tiện so sánh một dãy dữ liệu một cách hiệu quả nhất. Có thể nói, chúng đang dần trở thành xu thế tiện ích đối với doanh nghiệp nói chung và ngành kế toán nói riêng.

“Pivot” là cụm từ la tinh nghĩa là xoay chuyển. Chúng mang hàm ý rằng: bạn có thể biến chuyển dữ liệu phục vụ cho bảng báo cáo tài chính dưới mọi hình thức từ bảng biểu cho đến đồ thị,….Không thể phủ nhận rằng, pivot table đóng góp một phần quan trọng, giúp chúng ta tiếp cận nhanh chóng với các thuật toán hiện đại.

Rõ ràng, bạn chẳng phải sử dụng đến bất cứ phép nhân chia hay dịch chuyển dữ liệu mà vẫn khái quát được chuỗi thông tin. Chỉ với thao tác sắp xếp chuỗi số liệu là bạn đã nhìn nhận ngay được vấn đề liên quan đến tài chính. Như vậy, bạn cũng đã tự giải đáp được pivot table là gì?

Pivot-table-la-gi

Cách thức hoạt động của pivot table là gì?Chỉ với vài mẹo nhỏ, bạn đã có thể sử dụng pivot table một cách thành thạo. Vậy cách thức hoạt động của pivot table là gì? Làm sao để lập bảng báo cáo tài chính nhanh nhất? Hãy cùng chúng tôi theo dõi 3 thao tác đơn giản sau:

Thuật toán của pivot table là gì?

Thuật toán là chuỗi các công thức giúp chúng ta kết xuất dữ liệu nhanh nhất. Để so sánh tổng doanh thu của nhiều mặt khác nhau bạn phải sử dụng đến pivot table. Nếu muốn hiểu rõ hơn, mời bạn cùng xem ví dụ bên dưới:

Giả sử, bạn đang có 1 bảng excel bên trong là tổng doanh thu theo quý của 3 loại mặt hàng khác nhau: gạo, muối, dấm. Bạn muốn xuất dữ liệu ra theo lệnh “ sản phẩm được bán nhiều nhất”. 

Muốn thực hiện lệnh này, bạn nên tạo 1 bảng mới. Phải đảm bảo rằng, chúng sẽ có chức năng tính doanh thu của mặt hàng gạo cho mỗi lần xuất hiện. Với các sản phẩm tiếp theo bạn cũng làm điều tương tự. Qua 3 lần bạn sẽ có được con số tổng doanh thu của cả 3 hàng hóa. Từ đó bạn sẽ dễ dàng so sánh chúng hơn. 

Pivot-table-la-gi-1
Thao tác lập báo cáo tài chính

Cách hiển thị phần trăm của doanh thu

Pivot table có thể giúp bạn tính toán tổng doanh thu của mỗi loại sản phẩm theo tháng, quý tùy vào yêu cầu của bạn. Con số đó sẽ hiển thị ở cột cuối cùng của cột thông tin mà bạn nhập vào. 

Trong trường hợp bạn muốn tính toán doanh thu theo phần trăm thì phải thực hiện theo các bước sau đây: 

  • Nhập dữ liệu cho các cột cần tính. 
  • Click chuột phải vào mục “tổng doanh thu”. Sau đó ấn “Show Values As” là Hiển thị giá trị dưới dạng. Tiếp theo chọn“% of Grand Total” (Phần trăm của tổng).

Kết xuất số lượng nhân viên của từng ban ngành 

Pivot table là công cụ tự động hóa hiện đại. Bạn sẽ không cần phải tốn hàng giờ đồng hồ cho việc ngồi đếm. Chỉ cần nhập dữ liệu vào excel, chọn chức năng pivot table là mọi dữ liệu sẽ được kết xuất chính xác đến từng chữ số.

Pivot-table-la-gi-2
Các hàm có trong pivot table

Muốn truy xuất số lượng thành viên của mỗi phòng ban. Bạn chỉ việc tạo ra một pivot table từ dữ liệu đã có sẵn, cụ thể là danh sách nhân viên công ty. Sau đó phần chuỗi thông tin sẽ được loại trừ phân tách bằng thuật toán để cho ra số liệu ưng ý.

Như vậy, qua bài viết bạn đã hiểu pivot table là gì? Công dụng và chuỗi thuật toán của chúng ra sao? Mong rằng thông tin ở trên sẽ giúp ích cho công việc của bạn!

Ana Wilson
Giới thiệu Ana Wilson 73 bài viết
Xin chào, mình là chuyên viên kế toán và admin tại diễn đàn kế toán UEF. Mình sẽ đảm nhiệm các bài viết chuyên sâu về lính vực kế toán trên Wilsoninsight.com.