Trong cuộc sống chúng ta từng nghe nói nhiều đến công văn như: công văn của sở giáo dục, công văn của Bộ y tế hay công văn của các công ty, doanh nghiệp,… Vậy công văn là gì? Hôm nay chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé!
Xem thêm :
- Mortgage là gì? Tìm hiểu đặc điểm và phân loại thế chấp
- Expenditure là gì? Tìm hiểu Expenditure trong kế toán
Table of Contents
Công văn là gì? Vai trò của công văn
Công văn là một dạng văn bản hành chính dùng để giao tiếp, trao đổi hay hướng dẫn thực hiện công việc giữa các cơ quan trong bộ máy nhà nước hay giữa các cấp, ngành với nhau.
Công văn được dùng phổ biến trong các cơ quan, đơn vị, trong các ban ngành hay thậm chí là trong các doanh nghiệp. Đối với các cơ quan nhà nước thì công văn là phương tiện giao tiếp chính thức giữa các cấp với nhau và cũng là phương tiện giao tiếp với công dân.
Trong thực tế, để thuận tiện cho công việc thì các doanh nghiệp và các tổ chức xã hội cũng sử dụng công văn như một phương tiện giao tiếp với các nhân viên hay các phòng ban trong công ty, trong tổ chức hoặc với các doanh nghiệp, các tổ chức khác.
Yêu cầu và bố cục của một công văn là gì
Khi soạn thảo một công văn, cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
- Một công văn chỉ xoay quanh một chủ đề duy nhất, lời văn rõ ràng, thuần nhất.
- Ngôn ngữ trong công văn cần ngắn gọn, súc tích và ý tưởng bám sát với chủ đề cần thể hiện
- Lịch sự, nghiêm túc và có tính thuyết phục là điều không thể thiếu
- Kể cả là công văn khẩn cấp thì cũng phải tuân thủ theo đúng thể thức được quy định bởi pháp luật, đặc biệt không thể thiếu phần trích yếu của công văn.
Bố cục của một công văn cần phải đầy đủ các yếu tố và tuân theo trình tự như sau:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ
- Địa danh nơi công văn được gửi đi và thời gian gửi công văn (Ví dụ: Hà Nội, ngày…, tháng …, năm…)
- Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành, gửi công văn đi
- Chủ thể nhận công văn (Có thể là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân)
- Công văn số bao nhiêu? Kèm theo ký hiệu viết tắt của công văn
- Nội dung trích yếu
- Nội dung chính của công văn
- Chữ ký, dấu đỏ, ghi rõ họ tên
- Nơi gửi công văn đi
Hướng dẫn soạn thảo một số công văn phổ biến
Biết soạn thảo một số công văn phổ biến sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong cuộc sống cũng như trong công việc
Cách soạn thảo công văn phúc đáp
- Phần mở đầu: Ghi rõ trả lời công văn số bao nhiêu, ngày tháng năm nào, của đơn vị nào, về vấn đề gì
- Phần nội dung: Ghi nội dung trả lời vấn đề mà các cá nhân hoặc cơ quan, đơn vị khác yêu cầu hoặc khiếu nại. Nếu chưa thể trả lời thì nêu rõ lý do.
- Phần kết thúc: Quý ông (bà)/ cơ quan nhận được công văn này có gì chưa rõ vui lòng liên hệ lại với chúng tôi.
Cách soạn thảo công văn đề nghị
- Phần mở đầu: Nêu mục đích của vấn đề dẫn đến việc ban hành công văn này
- Phần nội dung: Nêu rõ vấn đề mà bạn muốn đề nghị kèm theo yêu cầu về thời gian hồi đáp.
- Phần kết thúc: Thể hiện mong muốn được hồi đáp sớm và lời cảm ơn
Cách soạn thảo công văn giải thích
- Phần mở đầu: Nêu tên công văn
- Phần nội dung: Nêu chủ trương chính của công văn. Sau đó đưa ra lời giải thích cụ thể, chi tiết. Cuối cùng nêu các biện pháp thực hiện, chỉ rõ trách nhiệm của từng chủ thể.
- Phần kết thúc: Nêu ý nghĩa kinh tế, chính trị, xã hội của công văn để thuyết phục các đối tượng thực hiện.
Công văn được sử dụng rất nhiều trong đời sống kinh tế, chính trị, xã hội,… Thông qua bài viết này có lẽ các bạn đã biết được công văn là gì và cách soạn thảo một số công văn đơn giản. Chúng tôi hi vọng nó sẽ giúp ích cho các bạn phần nào trong cuộc sống cũng như trong công việc. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết sau!
