Trong bất kỳ doanh nghiệp nào dấu treo cũng đóng vai trò quan trọng. Nhưng hiểu đóng dấu treo là gì và khi nào sử dụng dấu treo thì không phải ai cũng biết. Vậy để giải đáp cho vấn đề này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Xem thêm :
- Performance appraisal là gì? Mục tiêu và vai trò cụ thể
- Letter of Credit là gì? Tìm hiểu ưu điểm và hạn chế của thư tín dụng
Table of Contents
Giải đáp: Đóng dấu treo là gì?
Đóng dấu treo là gì? Chính là cách xét duyệt văn bản đã được thông qua và chấp nhận để thông báo tới mọi người. Con dấu này do các cơ quan, tổ chức hoặc các doanh nghiệp sử dụng. Khi đóng sẽ đóng lên trang đầu tiên của văn bản xét duyệt.
Trong đó, tính hợp lý của dấu treo được tính là: Một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo trong văn bản chính. Đồng thời, tên của cơ quan, tổ chức được viết bên trái, đầu tài liệu và đính kèm phụ lục. Do đó, người ủy quyền khi đóng dấu sẽ thực hiện bên trái và dấu sẽ đóng chặn lên tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.
Hiện nay, một số loại văn bản thường dùng dấu treo như:
- Hóa đơn
- Xác nhận hoạt động chuyên môn cho sinh viên thực tập.
- Tài liệu thông tin trong các cơ quan, tổ chức.
Đóng dấu treo được quy định như thế nào?
Tại điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định cách đóng dấu treo như sau:
- Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và mực đúng loại quy định.
- Dấu đóng lên chữ ký phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Với các phụ lục kèm theo bản chính, người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu. Đồng thời, dấu phải trùm lên tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo.
Nắm rõ những quy định trên sẽ giúp văn bản được chấp nhận và thông báo đến người được thông báo sớm nhất.
Ý nghĩa của việc đóng dấu treo
Cũng như đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo mang ý nghĩa quan trọng nhất định. Cụ thể như:
- Thứ nhất, với các văn bản nội bộ, dấu treo thường sử dụng để đánh dấu lên để thông báo tới toàn thể mọi người có liên quan trong công ty, doanh nghiệp.
- Thứ hai, dấu treo dùng để đóng lên các liên đỏ mang giá trị xác định thẩm quyền và những thông tin thể hiện tránh giả mạo. Thông thường, với các liên này sẽ được đóng ở phía góc trái.
- Thứ ba, văn bản nào đóng dấu treo thì đó được xem là văn bản chính. Do đó, dấu treo thường được dùng khi ban hành các văn bản thực hiện hoạt động nào đó trong công ty, cơ quan hoặc tổ chức.
Khi nào được sử dụng đóng dấu treo?
Thông thường, dấu treo được sử dụng trong các trường hợp cụ thể và được quy định rõ ràng mới có hiệu lực. Vậy khi nào sử dụng đóng dấu treo?
Khi không có sự ủy quyền
Trong trường hợp người chịu trách nhiệm được ký ở phía dưới không có thẩm quyền thì sẽ dùng dấu treo để đóng lên chữ ký của mình đã ký ở văn bản đó.
Những văn bản không có sự ủy quyền thường là ở các phòng đào tạo của trường đại học hoặc phòng công tác sinh viên. Lúc này, dấu treo được sử dụng để cho sinh viên. Hoặc trong các hóa đơn cũng sẽ dùng dấu treo.
Khi ban hành các loại văn bản
Khi ban hành các loại văn bản pháp luật hoặc các phụ lục theo đúng quy định của pháp luật thì có thể dùng dấu treo. Ví dụ như: Văn bản đã được ban hành và có hiệu được quy định theo Luật pháp.
Hy vọng với các thông tin được cung cấp trên đây thì các bạn đã biết đóng dấu treo là gì. Đồng thời, hiểu rõ hơn về quy định cũng như các trường hợp được sử dụng con dấu này.
