Với những người làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì khái niệm Purchase Order (PO) không còn xa lạ gì. Đây là một loại giấy tờ có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp. Để có cái nhìn rõ nét hơn về khái niệm Purchase Order là gì cũng như tác dụng của PO, mời bạn theo dõi bài viết dưới đây.
Xem thêm :
Table of Contents
Purchase Order là gì?
Purchase Order là gì? Đây chính là đơn đặt hàng mà những người mua gửi cho người bán với mục đích chính là xác nhận việc mua hàng hóa. Bên cạnh đó, PO cũng được xem như loại giấy tờ ủy quyền trong giao dịch mua – bán. Nếu người bán đồng ý, PO sẽ là thỏa thuận có tính chất ràng buộc. Hiểu một cách đơn giản thì nó giống như hợp đồng mà bên mua và bên bán đã ký kết.
Một PO đưa ra số lượng, giá cả, điều khoản, ngày giao hàng,… cùng với các điều kiện các và xác định người bán cụ thể. Nó được xem như hệ thống thông tin trong quá trình giao dịch mua và bán.
Purchase Order và những tác dụng với doanh nghiệp
Purchase Order là gì? Đơn đặt hàng được dùng để kiểm tra các đơn hàng theo thời hạn cũng như chất lượng dịch vụ khi thực hiện giao dịch. Mục đích của Purchase Order là tìm kiếm vật phẩm, dịch vụ, giúp giao dịch mua và bán hàng ngày diễn ra thuận lợi hơn.
Đối với công ty tư nhân, Purchase Order được sử dụng để yêu cầu người mua dùng mặt hàng nhập khẩu hoặc tìm kiếm hàng hóa sản xuất tại địa phương. Việc giao dịch có những khi sẽ tồn tại một số rủi ro. Do đó, việc sử dụng Purchase Order tại thời điểm này sẽ mang lại rất nhiều ưu điểm:
- Trường hợp người mua không trả tiền cho hàng hóa thì nhờ vào PO người bán sẽ được bảo vệ.
- PO giúp quản lý tốt vấn đề chi tiêu.
- Thông qua đơn bán hàng, khách hàng có thể truyền đạt nhu cầu của mình với doanh nghiệp.
- Thuận tiện cho quá trình mua bán, giúp nó diễn ra hợp lý theo thứ tự tuân theo định mức.
Sử dụng Purchase Order khi nào?
Purchase Order là gì? Khi nào thì sử dụng đơn đặt hàng? Với đặc điểm, vai trò và tính chất, đơn đặt hàng sẽ được sử dụng trong những trường hợp sau:
- Dùng PO để tìm kiếm hàng tiêu dùng trong ngày, cổ phiếu
- Tìm kiếm các tiện ích cũng như dịch vụ
- Yêu cầu khách dùng mặt hàng nhập khẩu
- Tìm kiếm hàng hóa có nguồn gốc thiên nhiên, được sản xuất nội địa
- Thực hiện giao dịch buôn bán, mua sắm trong lần đầu.
- Tối ưu hóa giao dịch mua bán.
Những nội dung cơ bản trong Purchase Order
- Số và ngày
- Thông tin người mua, bán: Tên, số điện thoại, fax,…
- PIC
- Mô tả hàng hóa
- Số lượng hàng hóa
- Thông số kỹ thuật hoặc phẩm cấp của hàng hóa
- Đơn giá
- Giá trị hợp đồng
- Điều kiện thanh toán
- Điều kiện giao hàng
- Hướng dẫn đặc biệt
- Chữ ký
Giải pháp quản lý Purchase Order hiệu quả
Hiểu Purchase Order là gì mới chỉ là bước đầu, muốn đơn đặt hàng phát huy được vai trò một cách tốt nhất thì cần phải quản lý chúng một cách hiệu quả. Quản lý PO tốt sẽ cải thiện việc mua, bán hàng, lên kế hoạch cũng như các vấn đề khác. Trong quá trình quản lý, hệ thống sẽ truyền đạt chi tiết và rõ ràng về thông tin, trạng thái đơn hàng. Nếu có phần mềm quản lý PO sẽ giúp đơn hàng hiệu quả và nhanh chóng hơn
Khi dùng Purchase Order sẽ có những khoản đầu tư khiến bạn thâm hụt tài chính. Tuy nhiên, đây sẽ là bài học cho bạn có thêm kinh nghiệm, cải thiện quá trình trao đổi, tiếp xúc khách hàng. Về lâu về dài, điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thêm khách hàng tiềm năng, khách hàng thân thiết. Từ đó tạo gia tăng về mặt doanh thu. Với kinh nghiệm, nhân viên sẽ xử lý PO tốt hơn, việc bán hàng sẽ được tối ưu hóa.
Với thông tin mà chúng tôi chia sẻ trên đây, hy vọng bạn đã hiểu rõ Purchase Order là gì? cũng như vai trò của đơn đặt hàng. Hãy đón đọc thêm các bài viết khác để có kiến thức hữu ích nhé.
