Việc viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn theo đúng quy định là một điều hết sức cần thiết và quan trọng. Đặc biệt đối với những sai số nên dựa vào số tiền bằng chữ hay bằng số đó là điều mà rất nhiều người quan tâm. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách viết số tiền băng chữ trong hóa đơn sao cho chính xác nhất. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây.
Quy định viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn như thế nào ?
Đối với kế toán có rất nhiều những quy định, thông tư cần phải tuân theo nhưng vẫn chưa có quy định cụ thể hướng dẫn về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn. Chính vì vậy mà vấn đề này còn gây ra rất nhiều tranh cãi cho người bán, người mua và đặc biệt là đối với kế toán. Quy định viết số tiền băng chữ trong hóa đơn được quy định theo khoản K, Điều 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định cơ bản như sau:
- Hóa đơn bằng tiếng Việt trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài phải được đặt trong dấu ngoặc đơn () hoặc đặt dưới dòng tiếng Việt nhưng cỡ chữ nhỏ hơn.
- Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0 đến 9, sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ pháp đặt dấu chấm (.). Nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) ngay sau chữ số hàng đơn vị.
- Nếu như doanh nghiệp đó sử dụng phần mềm kế toán có dấu phẩy phân cách số tự nhiên sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên.
- Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bắt buộc phải ghi bằng chữ, những hữ viết không dấu trên hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
- Trước khi sử dụng chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, các doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đã đăng ký.
Mặc dù vậy đây cũng chỉ là những quy định chung chung về cách viết số tiền bằng chữ chứ chưa thực sự hướng dẫn cụ thể và chi tiết. Bạn có thể hiểu nguyên tắc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn là nguyên tắc viết số tự nhiên bằng chữ hay mẹo viết số tiền bằng chữ là cách “đọc sao viết vậy” đơn giản và dễ hiểu nhất.
Nguyên nhân và phương pháp hạn chế viết sai số tiền bằng chữ
Có thể nói sai sót chắc chắn ai cũng ít nhiều mắc phải thế nhưng trong kế toán chỉ cần “sai một ly đi một dặm” chính vì vậy cần phải hết sức cẩn thận và chính xác đặc biệt trong cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn. Bởi vì pháp luật không có quy định cụ thể hướng dẫn về cách đọc, viết số tiền trên hóa đơn bằng chữ, do yếu tố vùng miền, tiếng địa phương ví dụ như nói ngọng từ “l” thành “n” hay do kế toán không chú ý dẫn tới việc viết sau nét chữ, viết không rõ mà vô tình viết sai số tiền trên hóa đơn. Vậy có những phương pháp hạn chế viết sau số tiền bằng chữ nào?
Để có thể hạn chế viết sai số tiền bằng chữ trên hóa bạn bạn hãy đảm bảo mình đọc số đúng. Cách đọc số tự nhiên đúng nhất sẽ là đọc từ trái sang phải và đọc thành từng lớp, mỗi lớp gồm có 3 chữ số. Khi đã đọc đúng rồi thì viết cũng đơn giản hơn, tuy nhiên cũng cần phải tuân theo thứ tự như: liệt kê các hàng theo thứ tự từ lớn đến bé, xác định giá trị các hàng rồi viết vào hàng đó các giá trị, viết số theo lớp từ trái qua phải và phải viết đúng theo thứ tự hàng, từ cao xuống thấp.
Nên chú ý tính chính xác của tổng số tiền bằng số ở trên để tránh trường hợp tính toán sai tổng số tiền bằng chữ dẫn tới việc viết sai số tiền bằng chữ. Đặc biệt cần viết cẩn thận, chính xác số tiền bằng chữ trên hóa đơn, không viết sai chính tả.
> > Xem thêm : Hóa đơn trực tiếp là gì? Có khác gì so với hóa đơn GTGT ?
Trên đây là những hướng dẫn cơ bản giúp bạn nắm vững cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn sao cho chính xác nhất. Kế toán cần sự tỉ mỉ, cận trọng và chính xác tuyệt đối vì vậy mà bạn cần phải thật sự cẩn thận để tránh những sai sót không đáng có gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
